Mit der Docuware Desktop App besteht die Möglichkeit, Dokumente direkt nach Docuware einzuscannen:Sie können auf dieses Bildschirmfoto klicken, um es zu vergrößern
Voraussetzung ist natürlich, dass an Ihrem PC-Arbeitsplatz ein geeigneter Scanner vorhanden und angeschlossen ist.
Außerdem muss auf Ihrem PC-Arbeitsplatz die Anwendung ‚Docuware Desktop Apps‘ installiert sein (siehe dazu die Informationen weiter unten auf dieser Seite). Neue Scanner und Scanner-Support
Für neue angeschaffte Scanner wird unter Windows normalerweise bereits ein Treiber installiert, wenn der Scanner zum ersten Mal mit dem eingeschalteten Rechner verbunden wird. Danach sollte in der Docuware Desktop App der Scanner bereits unter ‚Scanner-Einstellugen öffnen‚ auswählbar sein:Sie können auf dieses Bildschirmfoto klicken, um es zu vergrößern
Falls das nicht der Fall sein sollte, wenden Sie sich am besten an den PC-Service des ZDV (Mailadresse: pcservice@uni-mainz.de).
Außerdem sollten Sie danach im Auswahlmenü unterhalb von ‚Verarbeitungskonfigurationen‘ diejenigen Verarbeitungskonfigurationen der Archive sehen, für die Sie Ablagerechte haben. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wenden Sie sich bitte an die Docuware-Beratung des ZDV (docuware@uni-mainz.de).
Zum SeitenanfangDocuware Desktop App einrichten
Wenn Sie für ein Docuware-Archiv scannen möchten, muss die Docuware Desktop-App zunächst vom ZDV für Ihren PC in der Domäne uni-mainz freigeschaltet worden sein. Die Nutzung der Desktop-App ist aus lizenzrechtlichen Gründen nur über PCs (mit dem Betriebssystem Windows) möglich, die sich in der Domäne uni-mainz befinden (also den PCs in den Büro-Räumen auf dem Campus). Bitte senden Sie uns dazu eine Anfrage mit dem Namen Ihres PCs an: docuware@uni-mainz.de .
Danach sollte eine manuelle Installation (wie im Folgenden beschrieben) nicht mehr notwendig sein.
Manuelle Installation der Docuware Desktop-App über das Software-Center (falls notwendig)
- Dazu zunächst das Software-Center aufrufen, siehe → die Dokumentation hier: https://www.zdv.uni-mainz.de/softwarecenter/ .
- Anschließend im Software-Center auf die Zeile ‚Docuware-Apps‘ klicken und danach auf Installieren: Sie können auf dieses Bildschirmfoto klicken, um es zu vergrößern
Wenn der Installer nach den zu installierenden Modulen fragt, bitte mindestens Folgendes auswählen: Scanner
Scan-Software InnoScan: Früher wurde für Massen-Scans die Scan-Software InnoScan benutzt. Diese Software arbeitet nicht mit der Docuware Desktop App, siehe dazu → InnoScan.
Zum SeitenanfangEinsetzbare Scanner
Bei Fragen bezüglich einsetzbarer Scanner bzw. bezüglich der Nutzung der Scan-Software InnoScan wenden Sie sich bitte an die:
Mit dem DocuWare Printer können Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen (z.B. MS Word u.a.) in DocuWare importieren, indem Sie diese Dokumente auf den Docuware Printer ‚drucken‘.
Dies erfolgt automatisch im Langzeit-Archivierungsformat PDF/A. Voraussetzung für die Nutzung des Printers
Der DocuWare Printer wird von DocuWare Desktop Apps zur Verfügung gestellt. Wenn Sie den Printer nutzen möchten, muss daher die eine Desktop-App von Docuware (‚Docuware Apps LIC V1000‚ oder ‚Docuware Apps mit C2Outlook LIC V1000‚) auf Ihrem PC installiert sein. Die Nutzung der Desktop-App ist aus lizenzrechtlichen Gründen nur über PCs (mit dem Betriebssystem Windows) möglich, die sich in der Domäne uni-mainz befinden (also den PCs in den Büro-Räumen auf dem Campus).
Bitte senden Sie uns dazu eine Anfrage mit dem Namen Ihres PCs an: docuware@uni-mainz.de .
Danach sollte eine manuelle Installation (wie im Folgenden beschrieben) nicht mehr notwendig sein.
Manuelle Installation der Docuware Desktop-App über das Software-Center (falls notwendig)
- Dazu zunächst das Software-Center aufrufen, siehe → die Dokumentation hier: https://www.zdv.uni-mainz.de/softwarecenter/ .
- Anschließend im Software-Center auf die Zeile ‚Docuware-Apps‘ klicken und danach auf Installieren: Sie können auf dieses Bildschirmfoto klicken, um es zu vergrößern
Wenn der Installer nach den zu installierenden Modulen fragt, bitte mindestens Folgendes auswählen: Printer
Außerdem muss für Sie der Zugriff auf einen Docuware-Briefkorb und/oder ein Docuware-Archiv konfiguriert sein. Bezüglich der Konfiguration kontaktieren Sie bitte die:
→ Docuware-Beratung des ZDV: docuware@uni-mainz.de Nutzung: Drucken in Ihren Standard-Briefkorb
In der Standard-Einstellung werden Dokumente durch das Drucken über den Docuware Printer in → Ihrem Standard-Briefkorb in Docuware abgelegt.
→ Von dort aus können Sie die Dokumente in jedem Archiv ablegen, für das Sie Ablagerechte besitzen.
Sie müssen dazu nur den DocuWare Printer aus der Druckerliste in Ihrer Anwendung auswählen und den Druckbefehl geben:Docuware Printer auswählen
Wenn die zur Identifizierung und Indexierung benötigten Daten/Texte immer an der gleichen Position im Dokument vorkommen, könnten Dokumente durch das Drucken auch direkt in einem Archiv abgelegt werden. Hierfür ist jedoch eine Konfiguration für die automatische Erkennung von Indexdaten erforderlich, siehe den nächsten Abschnitt … Docuware Printer – Indexdaten
Da für die direkte Ablage im Archiv die Eintragung von Daten des Dokumentes in den Indexdatenfeldern des Archivs erforderlich ist, muss der Printer dafür so konfiguriert werden, dass die Dokumente automatisch identifiziert und indexiert werden können. Eine automatische Indexierung ist auf diese Weise aber nur möglich, wenn die zur Identifizierung und Indexierung benötigten Daten/Texte immer an der gleichen Position im Dokument vorkommen, siehe das folgende Beispiel einer Printer-Konfiguration für die direkte Dokumentablage in einem Archiv:Sie können auf dieses Bildschirmfoto klicken, um es größer anzuzeigen
Falls diese Voraussetzungen für die Indexierung von Dokumenten gegeben sind, kann administrativ eine Printer-Konfiguration für die Ablage solcher Dokumente in Ihrem Archiv bereitgestellt werden.